Vous souhaitez organiser une fête de départ à la retraite. Et vous vous demandez probablement comment le faire, parce que vous voulez organiser une parfaite fête de départ à la retraite ? Ne cherchez plus : je suis là pour vous aider. Ce guide va vous expliquer toutes les étapes, avec des conseils utiles et des idées amusantes.
1. Décidez du budget
Avant de commencer à organiser une fête de départ à la retraite, vous voulez savoir quel est le budget que vous pouvez dépenser pour cette fête. Parce que vous ne pouvez rien organiser correctement sans savoir combien vous allez pouvoir dépenser.
Si c’est vous qui organisez la fête de départ à la retraite pour un collègue au bureau, demandez à votre chef direct combien vous êtes autorisé à dépenser. Ou si vous êtes l’hôte qui part à la retraite ou un membre de la famille ou un ami du futur retraité, demandez-vous combien vous êtes prêts à dépenser pour la fête de départ à la retraite.
Une fois que vous savez quel est le budget de la fête, vous pouvez prendre de meilleures décisions quant à l’endroit où organiser la fête, qui inviter et quelles choses supplémentaires vous pouvez vous permettre pour la rendre plus mémorable.
Il est utile de créer une feuille de calcul (avec Excel ou Google Sheet) pour visualiser en détail votre budget. Cela va vous permettre de suivre combien vous avez budgété par catégorie et combien vous avez effectivement dépensé (pour le lieu, la nourriture et les boissons, le divertissement, les invitations, les décorations, les extras et le cadeau de départ à la retraite).
2. Choisissez le type de fête de départ à la retraite
Une fois que le budget a été défini, vous pouvez décider du type de fête que vous souhaitez organiser : brunch, déjeuner, dîner, soirée dansante ? Il y a tellement de possibilités différentes !
Si vous organisez la fête de départ à la retraite pour quelqu’un d’autre, pensez à la façon dont le futur retraité aimerait célébrer ce moment. Demandez au retraité ou aux membres de sa famille proche ce qu’il aimerait.
Certaines personnes veulent organiser une grande fête de départ à la retraite avec toutes les personnes qui leurs sont proches impliquées : des collègues aux amis en passant par les membres de la famille. Alors que d’autres futurs retraités préfèrent célébrer en petit groupe, avec seulement quelques êtres chers. En ce qui me concerne, j’aime garder le travail et la vie privée bien séparés.
En tant qu’organisateur, ne vous méprenez pas sur ce que la fête de départ à la retraite représente pour le (ou la) retraité(e). Une personne qui part à la retraite doit se sentir célébrée de telle manière qu’elle se sente vraiment à l’aise. Alors, ne laissez pas vos propres préférences l’emporter sur les souhaits du retraité.
Idées de célébration pour un départ à la retraite :
- Un petit-déjeuner ou un brunch du dimanche ;
- Un déjeuner ;
- Une soirée à la piscine (original) ;
- Un grand pique-nique dans un parc ;
- Un barbecue dans le jardin ;
- Une soirée oenologie ;
- Un cocktail party ;
- Une soirée jeu ;
- Un dîner ;
- Un dîner suivi d’une soirée dansante ;
- Prendre un verre dans un cadre original ;
- Une soirée dansante jusqu’au bout de la nuit…
3. Choisissez une date
Une fois que vous savez quel type de fête de départ à la retraite vous voulez organiser, vous pouvez sélectionner la date de la fête.
Voilà quelques conseils utiles pour choisir la date :
- Organisez la fête à une date très proche de la date réelle de la retraite. Plus la date est éloignée de la vraie date de départ à la retraite et moins les gens vont venir.
- Pensez aux invités lorsque vous choisissez la date de la fête de départ à la retraite. Un après-midi ne convient qu’aux retraités. Une soirée en semaine risque de ne pas convenir à beaucoup de personnes qui travaillent ou alors c’est peut-être plus approprié pour une fête de départ à la retraite d’entreprise. En dehors du cadre professionnel, le week-end est peut-être préférable pour organiser la fête de départ à la retraite.
- Vérifiez si votre lieu qui a votre préférence est disponible à cette date.
- Choisissez une date qui n’entre pas en conflit avec d’autres événements importants au travail ou dans le cercle d’amis et de famille.
4. Sélectionnez le lieu
L’étape suivante consiste à sélectionner le lieu. Vous pouvez organiser une fête de départ à la retraite dans toutes sortes d’endroits : à la maison, au restaurant, dans un bar, au bureau, dans une salle de réception… C’est en fonction de votre budget et du type de fête que vous souhaitez organiser que vous allez choisir le lieu de la fête.
Organiser une fête chez soi, à la maison, entraîne toujours quelques tracas. Si vous voulez les éviter, vous pouvez sélectionner un autre lieu pour organiser la fête, mais cela sera certainement plus cher.
Votre maison risque aussi d’être trop petite pour accueillir le nombre de personnes que vous souhaitez inviter. Tenez alors compte du budget, du nombre de personnes que vous souhaitez inviter et de vos préférences lors de la sélection du lieu. Et vérifiez si la date que vous avez choisie est disponible.
5. Etablir la liste des invités
Une fois que vous connaissez le budget, le type de fête, sélectionné le lieu et choisi la date, vous pouvez commencer à créer la liste des invités. Et certaines personnes ont du mal à savoir qui inviter. Voilà donc la réponse la plus simple que je puisse vous donner.
Vous devez baser la liste des invités sur le type de fête de départ à la retraite que vous prévoyez d’organiser :
- En entreprise : inviter tous les collègues. Une petite entreprise invite tous les collègues du bureau. Une grande entreprise n’invite que des collaborateurs directs (du département).
- Une fête organisée à titre privé : selon la taille et le budget, vous invitez toutes les personnes importantes dans la vie du retraité (sa famille, ses amis, ses proches).
6. Choisissez un thème ou un code vestimentaire
Vous pouvez organiser une fête de départ à la retraite avec un thème amusant ou choisir le code vestimentaire approprié pour l’occasion. Vous pouvez personnaliser l’invitation au thème et mentionner le code vestimentaire dans l’invitation.De cette manière, les invités savent quoi porter.
Vous voulez savoir si un thème amusant convient : cela dépend du type de fête de départ à la retraite. Un thème hawaïen n’est probablement pas approprié pour une fête de départ à la retraite d’entreprise formelle. Et peut-être qu’un country club ne veut pas que tout le monde se déguise en super-héros…
Tenez compte de l’emplacement, de la liste des invités et des souhaits du retraité lors de la sélection d’un thème et d’un code vestimentaire appropriés.
Voilà quelques idées de thème de fête :
- Retour à l’année de naissance du retraité
- Retour sur l’année de début de carrière du retraité
- Habillez-vous en retraité
- Soirée Casino
- Retour aux années 50
- Retour aux années 60
- Retour aux années 70
- Retour aux années 80
- Retour aux années 90
- Passe-temps favori
- Une soirée noir et blanc (tout le monde est habillé en noir, sauf le retraité qui est blanc)
- Le premier emploi de retraité
- Hawaii
- Votre équipe sportive préférée
- Un bal Masqué
- Hollywood
Les codes vestimentaires les plus courants :
- Nœud papillon blanc. Les femmes portent des robes de soirée longues avec des gants ; les cheveux sont généralement portés en chignon. Les hommes sont en costume trois pièces et nœud papillon blanc.
- Nœud papillon noir. Les femmes portent des robes de soirée et les hommes des costumes avec un nœud papillon noir.
- Cocktail. Les femmes viennent avec un tailleur-pantalon de soirée. Les hommes sont en costume (la cravate est facultative).
- Décontracté chic. Les femmes ne doivent pas suivre de règles. Les hommes peuvent venir en jean, en chino ou en pantalon de costume avec une chemise ou un tee-shirt habillé (sans porter de cravate).
7. Envoyer les invitations
La prochaine étape consiste à envoyer les invitations. De préférence, vous voulez envoyer les invitations 3-4 semaines avant la date de la fête de départ à la retraite. Ou même plus tôt si vous avez prévu une grande fête et que vous souhaitez qu’un maximum de personnes y assistent.
En fonction du type de fête que vous organisez, vous pouvez envoyer une invitation papier, une invitation par e-mail ou même créer une invitation vidéo.
Quelques conseils pour l’invitation :
- Demandez une réponse, afin de pouvoir organiser la fête de départ à la retraite avec le bon nombre de personnes.
- Mentionnez le code vestimentaire pour que les gens sachent quoi porter.
- Précisez si l’invité peut venir accompagné.
- Précisez le nombre d’années que le retraité a travaillé. Cela aide vos invités à rédiger leur carte de retraite pour la personne honorée.
- Si votre intention est que les invités contribuent activement à la fête, assurez-vous que ces attentes soient claires pour tous ceux qui participent avant d’envoyer l’invitation.
- Si des dispositions spécifiques sont incluses ou exclues, mentionnez-le dans l’invitation. Assurez-vous que vos invités sont bien informés.
Devez-vous mentionner les cadeaux dans l’invitation ?
Certaines personnes disent qu’il n’est pas approprié de mentionner les cadeaux dans l’invitation. Leur conseil est de ne le mentionner que lorsque vous ne voulez pas de cadeaux.
Si c’est le futur retraité qui envoie les invitations, il peut sembler un peu déplacé de mentionner les cadeaux. Par conséquent, il est préférable de ne pas mentionner les cadeaux ou de demander à faire un don à votre association caritative préférée en option. Ou si quelqu’un répond en confirmant sa participation et demande ce qu’il faut donner, vous pouvez toujours suggérer quelque chose.
Une autre façon de contourner ce sujet est de mentionner les plans de retraite dans l’invitation avec d’autres informations comme le nombre d’années travaillées, etc. Ainsi, les invités ont des informations un peu plus détaillées et proposent eux-mêmes un super cadeau.
Si vous organisez la fête pour quelqu’un d’autre, vous pouvez ajouter une description du cadeau, afin que les invités sachent quel type de cadeau de retraite apporter. Et parce que vous voulez célébrer le retraité, il n’est pas étrange de mentionner ou de donner un indice pour un chouette cadeau de départ à la retraite.
Dans l’ensemble, il est de coutume d’apporter un cadeau pour le retraité à une fête de départ à la retraite. Mais vous ne pouvez pas vous attendre à ce que tout le monde apporte un cadeau. Un collègue proche est plus susceptible d’apporter un cadeau qu’une personne qui n’a travaillé avec le retraité que quelques semaines ou quelques jours.
Vous pouvez aussi vous regrouper à plusieurs pour lui offrir un cadeau de départ à la retraite qui va vraiment lui faire plaisir.
En outre, le type de fête de départ à la retraite influence également les cadeaux. Une carte avec les meilleurs voeux est suffisante pour une petite et courte réunion au bureau. Et un cadeau attentionné ou coûteux convient à un ami proche qui part à la retraite et lorsque la fête est un dîner.
8. Faites le point sur les discours ou les surprises
Lorsque la date de la fête de la retraite approche, vous souhaitez faire le point sur les personnes qui prévoient de prononcer un discours, de porter un toast ou d’organiser une surprise. De cette façon, vous pouvez mettre en place un emploi du temps et organiser l’essentiel. Par exemple, un bon système audio avec un ou plusieurs microphones pour les discours et les toasts et un projecteur ou un écran de télévision pour les surprises vidéo.
Vous pouvez demander aux invités de vous faire savoir avant une date précise s’ils ont prévu quelque chose pour le nouveau retraité. De cette façon, vous avez suffisamment de temps pour bien organiser les préparatifs. Et assurez-vous de demander à chaque groupe de vous aider (collègues, famille et amis).
9. Préparez un discours, un toast ou une activité amusante
En tant qu’hôte, il est de coutume de faire un discours ou de porter un toast au début de la fête. Cela peut être très très court, lorsque vous accueillez les invités, honorez le retraité et faites savoir à tout le monde à quoi s’attendre.
Si vous souhaitez honorer davantage l’invité, vous pouvez préparer un discours plus long ou organiser une activité amusante. Voici quelques idées :
- Organisez un quiz sur le retraité
- Faire un discours (plus long)
- Devinez de qui il s’agit : demandez aux invités d’apporter une photo d’eux-mêmes lorsqu’ils étaient enfants. Et accrochez-le quelque part, et tout le monde doit deviner qui c’est.
- Montrez une vidéo des faits saillants de la vie (ou de la carrière) du retraité
- Montrez une vidéo amusante avec les messages de tous les invités
- Montrez une vidéo pour un départ à la retraite réalisée par les invités : flashmob, vidéoclip de leur chanson préférée, bande-annonce du film sur la retraite.
10. Prévoyez des extras pour la fête
Si le budget le permet, vous pouvez organiser quelques extras qui vont rendre la fête encore plus spéciale. Voici quelques idées de ce que vous pouvez organiser :
- Des décorations personnalisées : photo du retraité sur des ballons, sur le gâteau, etc.
- Organiser des jeux sur la pelouse.
- Louez un photomaton avec des accessoires (ça c’est vraiment marrant et les gens gardent ces photos vraiment longtemps).
- Louez une cabine vidéo (au ralenti) avec des accessoires.
- Louez une machine à karaoké.
- Louez un jeu gonflable ou un parcours d’obstacles.
- Créez des cotillons (personnalisés) pour que, lorsque les invités quittent la fête, ils ramènent un souvenir à la maison.
- Engagez un photographe ou vidéaste.
- Organisez un feu d’artifice.
11. Achetez un cadeau attentionné pour le nouveau retraité
En tant qu’hôte, vous pouvez présenter un beau cadeau au nouveau retraité lors de la fête. Vous pouvez le faire avec un groupe d’invités et collecter de l’argent ou offrir un cadeau personnellement.
Les meilleurs cadeaux de retraite sont des cadeaux utiles ou chargés d’émotions, comme par exemple :
- Un album avec une collection de messages personnels, d’anecdotes et de photos de tous les invités sur les souvenirs préférés du retraité.
- Une photo de groupe encadrée
- Une récompense (médaille, peste)
- Une œuvre d’art personnalisée
Les autres meilleurs cadeaux de retraite sont des cadeaux qui correspondent aux projets de retraite du retraité, par exemple :
- Offrez-lui du matériel de voyage lorsque le retraité a l’intention de voyager à la retraite.
- Offrez du matériel qui va l’aider à pratiquer son passe-temps favori.
- Offrez le cadeau le plus traditionnel qui soit pour un départ à la retraite : une montre. Parce qu’il symbolise le temps. En tant qu’entreprise : vous nous avez donné de votre temps, maintenant nous vous en donnons. En tant que membre de la famille : Pour passer plus de temps ensemble. En tant qu’ami : passe maintenant le meilleur moment de ta vie à la retraite.
12. Faites une dernière vérification
Vous avez travaillé très dur pour organiser la meilleure fête de départ à la retraite, alors assurez-vous de faire une vérification supplémentaire avant que la fête ne démarre pour savoir si tout est prêt.
Faire une vérification du son ou de la vidéo va générer moins de stress au moment de la fête. Parce qu’il arrive que la technologie peut vous lâcher de temps en temps, alors assurez-vous d’être préparé et de faire tout ce que vous pouvez pour que cette fête se passe sans accrocs.
Vérifiez auprès du traiteur s’il n’a rien oublié. Vérifiez auprès du restaurant si le nombre de personnes correspond à votre liste de personnes. Vérifiez combien de temps dureront les discours de la personne ce soir-là. Je suis perfectionniste, donc revérifier, c’est mon truc ;).
Mais sachez également que tout ne va pas se passer comme prévu. Et pour pouvoir aussi profiter de la fête, il faut lâcher prise et s’attaquer aux problèmes quand ils surviennent et ne pas trop s’en soucier en amont.
13. Soyez un hôte formidable
Vous pouvez organiser la meilleure fête de départ à la retraite de tous les temps, mais si vous agissez comme un connard, les gens s’en souviendront encore plus que du plaisir qu’ils ont eu à la fête. Soyez donc un hôte formidable pendant la fête. Voilà quelques conseils pour vous aider.
Conseils utiles pour l’hôte d’une fête de départ à la retraite :
- Une fête de départ à la retraite est une célébration de la vie du retraité. L’attention doit aller au retraité, afin qu’il se sente apprécié.
- Gardez des conversations positives et évitez de parler de problèmes familiaux ou liés au travail lors de la fête.
- Évitez de couper les ponts avec vos collègues et vos patrons lors de votre fête de départ à la retraite. Vous voulez rester à l’écart de tout ce qui peut nuire à votre réputation ou à celle de l’entreprise.
- Si la fête est un événement formel, il est préférable de limiter la consommation excessive d’alcool. Un hôte ivre lors d’un événement officiel peut être embarrassant. Mais si la fête est destinée à ce que tout le monde s’amuse : allez-y, lâchez-vous (mais faites tout de même attention avec l’alcool : cela peut vous jouer des tours).
- Portez un (petit) toast ou faites un discours pour commencer la fête, honorez le nouveau retraité et faites savoir aux invités à quoi s’attendre.
- Essayez de socialiser avec autant de personnes que possible. Ne vous concentrez pas trop sur un seul groupe de personnes, mais étendez votre attention, afin que tout le monde se sente inclus et bienvenu.
Vous êtes maintenant prêt à organiser une fête de départ à la retraite.
